eSocial: saiba o que é, como funciona, vantagens e obrigações

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O eSocial é um sistema que abrange diversas áreas de uma empresa e, por essa razão, é muito importante que suas funcionalidades sejam devidamente entendidas e utilizadas.

Neste texto, apresentamos um apanhado com as principais informações sobre o sistema do governo que se tornou obrigatório para pequenas e médias empresas em 2023. 

Faça uma boa leitura e, em caso de dúvidas, fale sempre com a Salú!

O que é eSocial?

eSocial é o nome fantasia do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Ele foi criado para unificar o envio das informações trabalhistas e previdenciárias da empresa para o governo.  

Com esse sistema, a área trabalhista de uma empresa consegue centralizar em um único meio as entregas referentes às suas obrigações legais, e é evidente que as empresas precisaram de um tempo para se adaptar ao novo modo de prestação de contas. 

Quem são os profissionais que usam o eSocial nas empresas?

Por se tratar de um sistema trabalhista, previdenciário e fiscal, esse sistema é utilizado por profissionais de diversas áreas, como:

  1. Recursos Humanos (RH)
  2. Departamento Pessoal (DP)
  3. Contabilidade
  4. Jurídico
  5. TI (Tecnologia da Informação)
  6. Saúde e Segurança do Trabalho

O governo federal publicou um Manual de Orientação do eSocial, que possui quase 250 páginas com detalhes de como os procedimentos precisam ser feitos. 

Sabemos que nem todo mundo consegue um tempo para a leitura desse extenso documento, por isso resumimos neste outro post as informações centrais sobre Saúde e Segurança do Trabalho (SST) que estão no eSocial. 

Quando passou a valer o eSocial?

Desde janeiro de 2023, o uso do eSocial é obrigatório para todos os grupos de empresas. 

O sistema começou a ser implantado em 2018, de maneira segmentada por grupos. Na ocasião, as empresas foram paulatinamente adaptando seus processos conforme o calendário estabelecido pelo governo federal. 

Na época, o critério utilizado para a definição dos grupos foi o faturamento anual. 

  • Grupo 1 – Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões.
  • Grupo 2 – Entidades empresariais com faturamento do ano de 2016 de até R$ 78 milhões e que não sejam optantes do Simples Nacional.
  • Grupo 3 – Empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos.
  • Grupo 4 – Órgãos públicos e organizações internacionais.

Porém, desde janeiro de 2023, o eSocial passou a ser o único sistema centralizador do envio de informações das empresas para o governo.

O que o eSocial substitui?

O sistema centraliza o envio de informações. Isso significa que tudo o que diz respeito aos colaboradores é enviado de uma só vez, sem que haja necessidade de prestar conta a órgãos federais de forma individual. O eSocial susbstitui: 

  • CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
  • CAT: Comunicação de Acidente de Trabalho;
  • CD: Comunicação de Dispensa;
  • DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
  • Folha de pagamento;
  • GFIP: Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
  • GPS: Guia da Previdência Social;
  • GRF: Guia de Recolhimento do FGTS;
  • Livro de Registro de Empregados;
  • MANAD: Manual Normativo de Arquivos Digitais;
  • PPP: Perfil Profissiográfico Previdenciário;
  • Quadro de Horário de Trabalho;
  • RAIS: Relação Anual de Informações Sociais. 

Vantagens do eSocial para as empresas 

Antes do eSocial, uma empresa precisava enviar mensagens a sistemas diferentes, como os citados acima. 

Portanto, uma das principais vantagens do eSocial é a simplificação da entrega de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias ao governo, eliminando a necessidade de preencher e enviar diversas declarações em diferentes prazos.

Além disso, podemos destacar também: 

  • Redução de custos: com a unificação de informações em um único ambiente, as empresas podem economizar tempo e dinheiro na elaboração de declarações e no cumprimento de obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
  • Maior transparência: o eSocial aumenta a transparência, pois todas as informações são registradas em tempo real e ficam disponíveis para os colaboradores, empresas e para os órgãos fiscalizadores.
  • Redução de erros: com o preenchimento das informações de forma padronizada e em tempo real, o eSocial ajuda a reduzir erros e inconsistências nas informações prestadas pelas empresas.
  • Melhoria no controle fiscal: o eSocial facilita o controle fiscal por parte dos órgãos competentes, pois as informações são enviadas de forma mais rápida e precisa, permitindo que as autoridades fiscais possam tomar medidas preventivas e corretivas de forma mais ágil.

E quais são as informações enviadas pelo eSocial?

As informações são basicamente as mesmas para todas as empresas. Dependendo da estrutura da organização, a responsabilidade de envio pode se distribuir entre profissionais de diferentes áreas, mas as informações são: 

Segurança e saúde no trabalho

Envio de informações sobre exames ocupacionais, treinamentos, doenças ocupacionais e acidentes de trabalho, entre outros.

Admissão de colaboradores

Registro de informações como nome completo, data de nascimento, CPF, número do PIS, data de admissão, remuneração, etc.

Eventos periódicos 

Envio de informações referentes à folha de pagamento, horas extras, absenteísmos, salário-família, salário-maternidade, aviso prévio.

Afastamentos temporários

Registro de informações sobre afastamentos temporários dos empregados, como licenças médicas, férias, afastamentos por doença ou acidente de trabalho, entre outros.

Desligamento

Registro de informações sobre rescisão de contrato de trabalho, tais como data de desligamento, motivo, valores devidos ao empregado, entre outros.

Informações para a Previdência Social: 

Envio de informações sobre a contribuição previdenciária e outras obrigações previdenciárias.

SST no eSocial

As informações de SST no eSocial estão organizadas em “Eventos”. Esses eventos podem ser de vários tipos, de acordo com a periodicidade de envio.

Existem três tipos de leiautes para os eventos de SST, e cada um deles tem um prazo de envio. 

S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho

É obrigação da empresa preencher esse evento sempre que ocorrerem acidentes de trabalho ou no deslocamento residência-trabalho- residência. A CAT também é emitida em casos de doenças ocupacionais, aquelas desencadeadas pelo exercício do trabalho.

O site do governo define como acidente de trabalho aquele que provoca lesão corporal ou perturbação funcional que cause a perda ou redução – permanente ou temporária – da capacidade para o trabalho ou, em último caso, a morte.

Esse registro deve ser preferencialmente feito por profissionais da área de SST diretamente no eSocial, a fim de garantir que as informações sejam prestadas de maneira correta. 

Prazo de envio: para acidentes de trabalho ou trajeto, o evento deve ser enviado até o primeiro dia útil seguinte. Já no caso de morte, é necessário que o envio seja feito imediatamente.

S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador

Esse evento padroniza o envio de informações relativas ao monitoramento da saúde dos colaboradores. Nele são considerados os Atestados de Saúde Ocupacional (ASOs) e todos os exames indicados no PCMSO

O Manual de Orientação do eSocial se baseia em dois quadros da NR-7 para elencar fatores de risco à saúde dos colaboradores. No entanto, caso sejam realizados exames para fatores de riscos que não estejam nesses quadros, esses exames também devem ser informados no S-2220.

Alguns campos desse evento não são de preenchimento obrigatório, pois se tratam de dados protegidos pelo sigilo médico. Esses dados só podem ser informados com autorização dos colaboradores.

Prazo de envio: até o dia 15 (quinze) do mês subsequente ao da realização do exame em questão. É muito importante salientar que essa regra não altera o prazo legal para a realização dos exames, que deve seguir o previsto na legislação. Somente o registro da informação no eSocial é permitido até o dia 15 (quinze) do mês subsequente.

S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho – Agentes Nocivos

Este evento é utilizado para registrar as condições do ambiente de trabalho, fatores de risco que possam existir nesses ambientes e informações sobre a exposição de colaboradores a esses riscos no local de trabalho. 

No S-2240 também devem ser indicados quais materiais de proteção são utilizados pelas pessoas que trabalham nos ambientes da empresa, além de quem é o responsável pelas medidas de SST do estabelecimento.

Quando se trata de saúde ocupacional, nenhum processo independe de um conjunto maior de iniciativas. Por essa razão, é correto considerar que o S-2240 se alinha às diretrizes do Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (GRO) e ao Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR)

Assim como os outros dois outros acima, esse evento também está alinhado às diretrizes das normas regulamentadoras, que estabelecem disposições gerais de segurança, além de orientações específicas para a formação de comissões como a CIPA.

Prazo de envio: até o dia 15 (quinze) do mês subsequente ao início da obrigatoriedade dos eventos de SST ou do ingresso/admissão do colaborador que estará exposto aos riscos. Sempre que houver uma alteração no que foi informado inicialmente, essa mudança precisa ser atualizada no eSocial até o dia 15 (quinze) do mês subsequente à ocorrência, para a formação do histórico laboral do colaborador.

O envio dos eventos de SST é obrigatório?

Sim! As informações de SST sempre foram obrigatórias, mesmo antes do eSocial. 

Caso a empresa deixe de cumprir essa determinação, as multas podem chegar próximo dos 200 mil reais, dependendo da irregularidade. Por isso, é fundamental garantir a probidade dos eventos de SST. 

Multas e penalidades no eSocial

As multas e penalidades no eSocial são aplicadas quando as empresas não cumprem com as obrigações previstas em lei. Geralmente, o envio de informações fora do prazo ou com erros é o principal fator de risco para as multas.

As irregularidades podem ser penalizadas pela Receita Federal,  Ministério do Trabalho e Emprego, INSS ou Ministério Público do Trabalho. 

As multas variam de acordo com o tipo de infração e podem chegar a valores significativos.

Ausência da informaçãoPrazoPrazo
Dados admissionaisaté 1 dia antes do ingresso colaborador ao trabalhoaté R$ 3 mil
Comunicação de fériasaté o dia 07 do mês subsequente ao das fériasaté R$ 170,00
Comunicação de alterações contratuais e cadastraisaté o envio dos eventos mensais de fechamento de folha de pagamento da competência em que ocorreu a alteração contratualaté R$ 600,00
Registro da Carteira de Trabalho (CTPS)até 5 dias após a ingressão do colaborador ao trabalhoaté R$ 800,00 por colaborador;e, até R$ 6 mil para casos de reincidência
Comunicação de acidentes de trabalho até o 1º dia útil após a ocorrência do acidente. Em casos de falecimento, o aviso deve ser imediatoentre o limite mínimo e máximo do salário do colaborador. Se houver reincidência, o valor é dobrado
Comunicação do ASOaté o dia 15 do mês subsequente a realização do exame entre R$ 402,53 e R$ 4.025,33
Comunicação do PPPaté o dia 15 do mês subsequente ao início da obrigatoriedade dos eventos de SST ou do ingresso do colaboradorentre R$ 636,17 e R$ 63.617,35
Afastamento temporário do colaboradoraté o dia 15 do mês subsequente da sua ocorrência para ausências com duração não superior a 15 diasestipulada pelo fiscal trabalhista
Comunicação do PCMSOaté o dia 15 do mês subsequente ao início da obrigatoriedade dos eventos de SST ou do ingresso/admissão do trabalhador. para o descumprimento das normas da Medicina do Trabalho – entre R$ 1.436,53 e R$ 4.024,42;para a ausência de exames ou a realização fora do prazo – entre R$ 1.201,36 e R$ 3.494.50
Fonte: Convenia.

O que é outorga do eSocial?

A outorga do eSocial é um processo em que uma empresa atribui a outra a pessoa jurídica a responsabilidade de representá-la junto ao eSocial e assumir obrigações legais em seu nome. 

Ou seja, quem concede a outorga “terceiriza” o envio de informações tributárias, previdenciárias e trabalhistas para que outra pessoa jurídica – como a Salú – faça isso. 

A grande vantagem da outorga é otimização de tempo, processos e de recursos humanos. Isso porque muitas das informações fornecidas exigem o preenchimento e integração com outros sistemas.

Como outorgar o eSocial?

Para realizar a Outorga do eSocial, a empresa deve acessar o sistema do eSocial com o certificado digital e seguir os seguintes passos:

  1. Acessar o portal do eSocial;
  2. Clicar na opção “Outras opções”;
  3. Selecionar “Outorga de acesso”;
  4. Informar o CPF do responsável que receberá a outorga;
  5. Definir o nível de acesso que será concedido;
  6. Definir o período de validade da outorga;
  7. Confirmar a operação.

É importante ressaltar que, por se tratar de um processo jurídico, a outorga do eSocial deve ser feita por um representante legal da empresa que concede. Além disso, quem recebe a concessão da outorga precisa ter um certificado digital válido para operar em nome de terceiros.

Como ficar em dia com os eventos de SST?

O Time da Salú está preparado para te ajudar com isso! 

Por meio da outorga do eSocial – que é uma autorização legal para gestão de dados de SST – nós centralizamos todos os processos de envio dos eventos por aqui, para que você não se preocupe com nada!

Algumas coisas que nós fazemos: 

  • Upload do certificado digital do Cliente e Automação da geração dos lotes e envio;
  • Integrações via Webservice visando o consumo dos dados e arquivos;
  • Relatório de Inconsistências e validação dos Leiautes antes do envio ao Governo;
  • Envio para o Portal eSocial atualizado com a versão S-1.0.

Quer ter o eSocial em dia? Marque uma conversa com a gente!

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