Exames periódicos são sempre mencionados aqui no blog da Salú e também são um assunto que faz parte do dia a dia da área de RH da maioria das empresas.
Existe um motivo legal para que esse tema esteja sempre em alta: a NR-7, uma das normas regulamentadoras de saúde e segurança do trabalho, determina que as empresas são obrigadas a promover periodicamente a realização de exames ocupacionais para todos os seus empregados.
Pensando nisso, decidimos apresentar os principais erros que ocorrem nas empresas em relação aos exames periódicos. Se você quer saber quais são os erros mais cometidos para evitá-los na sua empresa, acompanhe este conteúdo!
Exames ocupacionais e exames periódicos: Qual a diferença?
Muitas vezes essas expressões são usadas como sinônimos, mas não significam exatamente a mesma coisa. Os exames ocupacionais estão subdivididos em 5 tipos, sendo um deles os exames periódicos. Outros tipos de exames ocupacionais são:
- Exame admissional
- Exame demissional
- Exame de retorno ao trabalho
- Exame de mudança de função
O que eles têm em comum é que todos estão previstos no Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional, o PCMSO. Ou seja, todos devem ser promovidos pela empresa.
Se quiser saber um pouco mais sobre cada um deles, temos um texto aqui no blog que explica com detalhes as características de cada um.
Veja abaixo os 5 principais erros que ocorrem em relação aos exames periódicos.
1. Convocação no prazo errado
Como o próprio nome indica, os exames periódicos devem ser realizados com uma certa periodicidade, que é determinada pela NR-7.
No entanto, um dos erros mais comuns é que o colaborador seja convocado para realizar o exame periódico fora do período certo para fazê-lo. Essa convocação pode acontecer com antecedência ou com atraso em relação ao último exame feito pela pessoa.
Quando feita fora do período ideal, a convocação para o exame periódico gera transtornos para o colaborador, que precisará encontrar um tempo em sua agenda para se deslocar à clínica de medicina do trabalho e realizar o exame.
Por outro lado, a empresa também é prejudicada, uma vez que os exames são custeados pelo empregador. Além disso, a ausência para a realização de um exame ocupacional sem que haja necessidade é uma quebra na rotina de trabalho do colaborador, podendo afetar sua produtividade.
Quando fazer os exames periódicos?
A NR-7 pontua três intervalos principais para a realização dos exames, que podem variar de acordo com o grau de risco de exposição e com o Grupo Homogêneo de Exposição (GHE) da empresa. São eles:
Para todos os casos, o médico do trabalho responsável pelo PCMSO da empresa é livre para solicitar exames complementares ou mesmo propor ajustes na periodicidade, caso sejam observadas ocorrências que tornem necessárias um acompanhamento mais frequente.
Agende exames periódicos com a Salú!
Já pensou não precisar se preocupar com exames ocupacionais nunca mais? Essa é a realidade de quem tem a Salú como parceira. Isso porque todos os dados dos colaboradores, prazos e solicitações de exames são feitos pelo Portal RH Salú.
A única coisa que o RH precisa fazer é dar um clique para que a Salú cuide de tudo relacionado ao agendamento, contato com clínica, aviso para colaboradores, e todo o resto. Veja como funciona!
2. Não promover campanhas in company
Esse erro tem a ver com a adoção de uma estratégia. Muita gente não sabe, mas a campanha in company pode ser uma saída muito eficaz para o RH na realização de exames ocupacionais como um todo, incluindo os periódicos.
Nas empresas, é comum que o período ideal para a realização do periódico seja mais ou menos o mesmo para colaboradores de diferentes áreas. Essas coincidências de prazo ficam evidentes no dashboard da Salú, por exemplo.
Quando isso ocorre, ao invés de realizar vários agendamentos individuais em clínicas de medicina do trabalho, é recomendável que a empresa adote outra estratégia: a campanha in company.
Esse tipo de campanha é ideal quando a empresa possui um grande contingente de exames ocupacionais com vencimentos próximos para serem realizados em um curto intervalo de tempo.
Explicamos com mais detalhes como funciona a campanha in company neste outro blogpost da Salú. Se quiser saber se essa estratégia seria eficaz para o seu caso, é só marcar uma conversa com a gente!
3. Não digitalizar as vias de ASO
O Atestado de Saúde Ocupacional é um documento emitido pelo médico do trabalho ao fim de cada consulta. Ele indica a aptidão ou inaptidão da pessoa para iniciar ou continuar exercendo uma determinada função.
Duas vias de ASO devem ser emitidas: uma para o colaborador e outra que deve ser mantida pela empresa. O ASO pode ser consultado pela empresa para a emissão de diversos documentos, como o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).
Apesar de terem sido mais comuns no passado, ainda hoje, muitas empresas costumam manter arquivos físicos com esses atestados. Isso é um problema porque, alémm de demandar espaço de armazenamento, também apresenta riscos de perda.
Portanto, uma das coisas mais importantes que a empresa pode fazer é digitalizar o atestado de saúde ocupacional e manter esses arquivos armazenados em um sistema virtual, como o Portal RH da Salú.
4. Esquecer dos eventos do eSocial
O eSocial é o sistema oficial que unifica o envio de informações fiscais, previdenciárias e tributárias das empresas para o governo. Desde janeiro de 2023, todas as empresas precisam preencher tabelas e leiautes com dados importantes, como as informações de Saúde e Segurança do Trabalho.
No eSocial, existem eventos específicos para SST. Um deles é o S-2220: Monitoramento da Saúde do Trabalhador. Por meio deste evento, a empresa precisa comunicar dados de saúde de todos os seus colaboradores. Isso é feito através do envio dos ASOs, sobre os quais falamos acima.
Um ponto importante a destacar é que o eSocial passou a ser obrigatório para todos os tipos de empresa apenas em 2023. Por conta disso, muitas delas ainda estão se adaptando ao sistema e tentando encaixá-lo nas rotinas de áreas como Contabilidade, Financeiro e RH.
Além de ser uma novidade para muitos profissionais, o envio dos eventos pode ser um grande desafio. Isso porque o preenchimento das tabelas e leiautes pode não ser nada fácil para quem não lida com SST no dia a dia ou não tem alguma especialização nesses assuntos.
Por isso, uma das soluções oferecidas pela Salú é a integração com outros sistemas e a mensageria direto com o eSocial, por meio de outorga. Isso quer dizer que, a partir de uma concessão legal, a Salú preenche e envia todos os eventos de SST de seus clientes pelo eSocial, evitando irregularidades e multas.
5. Desligamentos programados
Outro aspecto que muitas empresas costumam não levar em consideração é a programação de desligamento de colaboradores ou a solicitação de demissão voluntária.
Esse é mais um tipo de erro que pode levar a empresa a ter dispêndios desnecessários pois, dependendo da data do último exame ocupacional realizado, não é preciso que o colaborador passe por um exame demissional.
Isso consta na NR-7, como mostra o trecho abaixo:
7.5.11 No exame demissional, o exame clínico deve ser realizado em até 10 (dez) dias contados do término do contrato, podendo ser dispensado caso o exame clínico ocupacional mais recente tenha sido realizado há menos de 135 (cento e trinta e cinco) dias, para as organizações graus de risco 1 e 2, e há menos de 90 (noventa) dias, para as organizações graus de risco 3 e 4.
NR-7
Sendo assim, é importante que o RH analise a data de realização do último exame periódico antes de solicitar que o colaborador faça um exame demissional, pois é possível que não seja necessário.
Além disso, no caso das demissões em massa – também chamadas de layoff – a empresa pode optar por realizar uma campanha in company. Em um momento delicado, essa alternativa pode ser a melhor escolha para poupar transtornos logísticos.
Conclusão
Os exames periódicos sempre representarão uma demanda para o RH, pois são partes fundamentais da saúde ocupacional. Agora que você já sabe quais são os erros mais comuns, pode evitar que eles aconteçam.
Ter atenção aos prazos, documentos e ao momento dos colaboradores são atitudes importantes para evitar gastos desnecessários e otimizar a gestão de pessoas.
E quando se trata de otimizar a gestão, a Salú é uma parceira com quem você pode contar. Saúde e segurança são pilares estruturantes de qualquer organização e por isso merecem o melhor tipo de atenção, cuidado e inteligência.
